Ostatnia aktualizacja: 24 września 2026 r.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych podawanych przy kontakcie, zawarciu umowy i korzystaniu z systemu (w zakresie danych klienta i osób kontaktowych) jest dostawca usługi Salvus:
Spółka prowadząca usługę Salvus
ul. Inspektorska 4, 80-010 Gdańsk
NIP: 5833442931 · REGON: 520847604 · KRS: 0000944382
E-mail: ekosferis@gmail.com
2. Dwie role: administrator i podmiot przetwarzający
Dane klienta i osób kontaktowych (zapytania, umowa, rozliczenia, konto w systemie): tu Ekosferis sp. z o.o. jest administratorem i odpowiada za nie zgodnie z niniejszą Polityką.
Dane wprowadzane przez klienta do systemu Salvus (np. dane pracowników, dokumenty kadrowe, grafiki, raporty ze służby): tu administratorem pozostaje klient (firma korzystająca z Salvus), a Ekosferis sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający, na podstawie zawartej z klientem umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), wyłącznie w zakresie i celu wskazanym przez klienta.
3. Jakie dane zbieramy
a) Dane kontaktowe i umowne
- Imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i telefon
- Dane firmy (nazwa, adres, NIP) do umowy i faktury
- Dane logowania do systemu (login, zaszyfrowane hasło, rola i uprawnienia)
- Dane potrzebne do realizacji płatności (obsługiwane przez operatora płatności, nie przechowujemy danych karty)
b) Dane techniczne
- Adres IP, typ przeglądarki i systemu, logi dostępu (bezpieczeństwo i ślad audytowy)
- Informacje o korzystaniu ze strony (cookies, patrz pkt 8)
c) Dane powierzone (wprowadzane przez klienta do systemu)
Zakres tych danych określa klient jako administrator. Ekosferis sp. z o.o. przetwarza je wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, w celu świadczenia usługi.
4. Cel przetwarzania
- Świadczenie usługi Salvus, udostępnienie systemu, konta i wsparcia.
- Obsługa umowy i rozliczeń, płatność, faktura, reklamacje, kontakt w sprawie usługi.
- Bezpieczeństwo, ochrona systemu i danych, ślad audytowy, przeciwdziałanie nadużyciom.
- Obowiązki prawne, księgowość i podatki.
- Marketing bezpośredni własnych usług, wyłącznie do klientów i osób, które wyraziły zgodę. Z takich wiadomości można zrezygnować w każdej chwili.
5. Podstawa prawna (RODO art. 6)
- Art. 6 ust. 1 lit. b), wykonanie umowy (dostęp do systemu, obsługa usługi).
- Art. 6 ust. 1 lit. c), obowiązek prawny (faktury, księgowość).
- Art. 6 ust. 1 lit. f), prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo systemu, obsługa reklamacji, marketing bezpośredni własnych usług).
- Art. 6 ust. 1 lit. a), zgoda (cookies analityczne lub marketingowe, kontakt marketingowy).
Zgodę można w każdej chwili wycofać, nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
6. Okres przechowywania
- Dane do faktur, 5 lat od końca roku podatkowego (obowiązek prawny).
- Dane konta i umowy, przez czas trwania umowy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
- Dane powierzone w systemie, przez czas trwania umowy powierzenia, po jej zakończeniu usuwane lub zwracane klientowi zgodnie z DPA.
- Dane marketingowe, do czasu wycofania zgody lub wniesienia sprzeciwu.
- Cookies, zgodnie z okresem ważności plików (do 12 miesięcy).
7. Twoje prawa
Zgodnie z RODO przysługują następujące prawa:
Możesz uzyskać informację, czy i jakie dane przetwarzamy.
Możesz poprawić nieprawidłowe lub niekompletne dane.
Możesz żądać usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym").
Możesz żądać ograniczenia przetwarzania.
Możesz otrzymać dane w formacie do odczytu maszynowego.
Możesz sprzeciwić się przetwarzaniu lub cofnąć udzieloną zgodę.
Aby skorzystać z praw, napisz na: ekosferis@gmail.com. Odpowiemy w ciągu 30 dni. Jeżeli sprawa dotyczy danych wprowadzonych do systemu przez firmę korzystającą z Salvus (dane powierzone), przekażemy zgłoszenie właściwemu administratorowi, czyli tej firmie.
Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).
8. Pliki cookies
Czym są cookies?
Cookies to małe pliki zapisywane na Twoim urządzeniu. Służą do prawidłowego działania strony i analizy ruchu.
Rodzaje cookies:
- Niezbędne, wymagane do działania strony i logowania. Nie wymagają zgody.
- Analityczne, pomagają zrozumieć korzystanie ze strony. Wymagają zgody.
- Marketingowe, do mierzenia skuteczności działań. Wymagają zgody.
Ustawienia cookies możesz zmienić w swojej przeglądarce.
9. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane zaufanym podmiotom, które wspierają świadczenie usługi:
- Dostawca infrastruktury i hostingu systemu (serwery w Unii Europejskiej, z certyfikatem ISO/IEC 27001)
- Operator płatności (np. Stripe)
- Dostawca usługi e-mail i powiadomień
- Biuro rachunkowe, w zakresie wymaganym przepisami
Nie sprzedajemy danych osobowych. Z podmiotami przetwarzającymi zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych.
10. Miejsce przechowywania i przekazywanie danych
Dane systemu Salvus przechowywane są wyłącznie na serwerach w Unii Europejskiej, w architekturze zapewniającej izolację danych każdego klienta, szyfrowane w spoczynku i w przesyle. Jeżeli którykolwiek z dostawców pomocniczych (np. narzędzia analityczne) przetwarzałby dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, odbywa się to na podstawie mechanizmów zgodnych z RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
11. Zmiany w polityce
Zastrzegamy prawo do aktualizacji niniejszej Polityki. O istotnych zmianach poinformujemy komunikatem na stronie. Aktualna wersja zawsze dostępna jest pod tym adresem.
Pytania dotyczące prywatności?
Napisz: ekosferis@gmail.com